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内部审计报告 | 这10件事,最好别做!(实务干货·收藏)

来自:    发布时间:2019-12-02    浏览 :

 
我永远不会忘记我七年级的英语老师告诉我们的一句话,“你说什么不重要,重要的是怎么说”。显然,她是夸张的,但具有一定的道理:不同的表达方式会有不同的影响。一份写得好的审计报告应该是一份行动呼吁,但是一份写得不好的报告可能导致不当的行动或根本没有任何行动。在某些情况下,糟糕的审计报告可能会破坏工作关系,或者损害审计的声誉。点滴小事,往往意味深远。有时候我们措辞的细微变化可以使我们的建议产生完全不同的影响。
 
最近,我开始使用自己的列表,然后询问了几组审计人员,在审计报告中不应使用哪些词或短语。我甚至问我的朋友,Sally Cutler,他是一名内部审计报告撰写顾问。总而言之,我有一些感触。他们的一些建议绝对值得介绍,下面是我汇总的在审计报告中不应该说的最新的“十大”事项列表。
 
1.不要说,“管理者应该考虑......”
 
审计报告应为具体行动提供切实可行的建议。当我们的建议只是考虑一些事情时,即使是最紧急的行动呼吁也会变得模糊。没有审计师想得到管理层这样的回应:“好的,我们会考虑一下。”
 
2.不要用模棱两可的话
 
“似乎是”或者“我们的印象是”或者“似乎有”,这样的短语对我们表达来说是很诱人的。当我们在有太多的不确定性时,避免具体的表达可能会使我们自己更安全,尤其是当你感觉到一种危险,你却不能提供良好的事实支撑的时候。报告阅读者需要知道他们可以依靠我们的事实,过度使用模棱两可的话可能使建议不具有切实可行的价值。
 
3.谨慎使用强调性词语
 
因为他们可以进行强调,诸如“清晰”,“特殊”,“好”或“非常”这样的词似乎与模棱两可的话相反。实际上,这些强调性用语是非特异性的,它们可以是另一种类型的“模棱两可”。强调性用语会产生诸如“与什么相比?” 和“什么是明确地标准?”等问题。如果您无限制地使用强调性用语,则同一报告的两位读者可能会留下非常不同的印象:诸如数字23%或30亿美元的可以阐明一件事,但“非常大”的意思是什么?
 
4.问题不应该是普遍的
 
这是很好的具体化,但当出现诸如“一切”,“没有”,“永不”,“永远”这些词,是比较危险的。“你永远”和“你永远不会”可以分散读者的视线,去寻找规则的例外,而不是检查真正的问题。你可以说,测试了10个交易,没有一个被批准,却不能说交易永远不被批准。
 
5.避免指责性用语
 
内部审计报告的目的是带来积极的变化,不应带有指责性。当我们的报告实现中立而不是对抗时,我们报告才更有可能得到认可。审计报告的目的是找出根本原因,而不是提出有过错的人的名字。报告可以为确定负责采取行动的一方提出建议,而不应该指出“这是弗雷德的错误”。
 
6.不要说,“是管理的失败”
 
诸如“管理层无法实施充分管制”等言论,总是会使我们正在寻求纠正措施的人感到烦恼。简单地说明情况,而不是通过诸如“失败”这样的指责型词语,更有可能帮助内部审计得到所需的纠正措施,并有助于保持我们与管理层的关系,以便我们下次对其领域进行审计。
 
7.“被审计单位”一词比较守旧
 
几年前,实施审计的人员通常提及“被审计单位”一词。今天,很多专家认为这个短语有负面的含义,“被审计单位”是指接受审计师检查内部事项的组织和单位。内部审计已经成为一个合作过程,“审计客户”和“审计顾客”等术语表明,我们正在与管理层合作,而不是在其上工作。
 
8.避免你不必要的技术术语
 
每个行业都需要一定的技术术语,但是我们避免越多的审计术语,我们可以确信信息越清楚。如果您在一页审计报告的上使用多个短语,例如“交易控制”,“分层抽样方法”,当您的一些读者在没有阅读到报告结尾就离开时,请不要感到惊讶。
 
9.避免信用性用语
 
在审计报告中使用诸如“内部审计发现”或“我们发现”这样的短语是很有诱惑力的。“管理层往往会因为你的功劳而感到愤怒,因为他们发现了一些并不那么隐蔽的东西。”就像你把他们扔在公共汽车底下一样,然后又对他们进行了支持。
 
10.如果报告读起来很压抑,你可能要重写
 
努力让读者记住你的建议并采取行动,不应凭借对华而不实或者夸大的语言让人对报告印象深刻。避免术语只是一个开始。(本文由理查德·钱伯斯先生于2017年发表)
 
 
 
作者:理查德·钱伯斯 ;来源:文首席审计官 ;文章版权归作者所有, 部分图文源于网络,已标注作者信息,部分无法查明作者及首发来源,仅供学习研究之用,如涉版权,后台联系删除。